IT Project Manager

image4you.eu - 01-12/2019

Obowiązki:

• wycena kontraktów i zapytań od klientów, 
• prowadzenie projektów wewnętrznych wdrażanych produktów cyfrowych
• negocjacje z klientami odnośnie wyceń i kontraktów
• Project management officer

Codzienne życie IT Project Managera w Agencji Reklamy: Wyzwania i Obowiązki

Praca w internetowej agencji reklamy jako IT Project Manager to stanowisko pełne wyzwań, odpowiedzialności i intensywnego zarządzania projektami. Każdy dzień przynosi coś nowego – od spotkań z klientami, przez negocjacje kontraktów, po zarządzanie zespołem i koordynację z różnymi działami. Rola ta wymaga nie tylko technicznej wiedzy, ale także umiejętności miękkich, zarządzania czasem i umiejętności rozwiązywania problemów. W tym artykule postaram się przybliżyć, jak wygląda codzienność w tej roli, jakie są najczęstsze wyzwania, z jakimi się spotykamy, oraz jak radzimy sobie z nimi w agencji reklamowej.

1. Wycena kontraktów i zapytań od klientów: Kluczowy punkt w procesie

Każdy projekt zaczyna się od zapytania klienta, który chce zrealizować coś wyjątkowego w przestrzeni cyfrowej. Moje zadanie to dokładne przeanalizowanie wymagań klienta i przygotowanie wyceny, która będzie zarówno realistyczna, jak i konkurencyjna. Na tym etapie muszę uwzględnić nie tylko zakres prac, ale także przewidywane trudności, zasoby, czas realizacji oraz wszelkie możliwe ryzyka. Wycena jest kluczowa – może decydować o tym, czy uda się przekonać klienta do współpracy, ale także o późniejszym sukcesie projektu.

Często zdarza się, że klient nie ma dokładnego obrazu tego, co chce osiągnąć. W takich sytuacjach muszę wykazać się kreatywnością, konsultując się z zespołem technicznym oraz działem kreatywnym, aby przedstawić propozycję, która spełnia oczekiwania, ale też mieści się w budżecie. Ważne jest, aby dobrze oszacować czas i zasoby, aby projekt nie przekroczył budżetu i czasu, co jest jednym z największych wyzwań w branży.

2. Prowadzenie projektów wewnętrznych: Koordynacja i zarządzanie zespołem

Kiedy wycena jest zaakceptowana i projekt rusza, moja rola staje się jeszcze bardziej złożona. Jako IT Project Manager jestem odpowiedzialny za całościową koordynację projektu, od jego rozpoczęcia aż po wdrożenie i rozliczenie. W agencji reklamowej zazwyczaj pracujemy nad projektami cyfrowymi, jak strony internetowe, aplikacje mobilne czy platformy e-commerce, co oznacza, że projekt musi być ściśle związany z celami marketingowymi klienta.

Moje zadanie to pilnowanie harmonogramu, kontrolowanie jakości pracy zespołu oraz zapewnienie, że projekt będzie dostarczony na czas i w zgodzie z oczekiwaniami. Współpracuję z wieloma działami: od programistów, przez designerów, aż po copywriterów i marketingowców. Każdy z tych zespołów ma swoją specyfikę, a zadaniem Project Managera jest utrzymanie wszystkich na tej samej stronie, dbając o to, by wszyscy rozumieli cele i priorytety.

W pracy pojawiają się także problemy techniczne, które wymagają szybkiego podejmowania decyzji. Często trzeba znaleźć kompromis pomiędzy tym, co zostało zaplanowane, a tym, co jest wykonalne w danym czasie. Jest to szczególnie trudne w branży reklamowej, gdzie terminy są często napięte, a klient oczekuje "idealnego" rozwiązania w krótkim czasie.

3. Negocjacje z klientami: Balansowanie oczekiwań i rzeczywistości

Negocjacje są stałym elementem pracy IT Project Managera. Z jednej strony muszę dbać o interesy firmy, z drugiej – o zadowolenie klienta. Często okazuje się, że klient ma określony budżet, ale chce rozwiązań, które wykraczają poza ten budżet. Moim zadaniem jest wyważenie tych oczekiwań i zaproponowanie rozwiązań, które będą realistyczne zarówno pod względem technicznym, jak i finansowym.

W negocjacjach z klientem liczy się nie tylko umiejętność przedstawienia oferty, ale także zdolność do zarządzania oczekiwaniami i rozwiązywania konfliktów, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu. Często chodzi o znalezienie kompromisu między oczekiwaniami a rzeczywistością. Może to oznaczać rezygnację z niektórych funkcji, zmniejszenie zakresu projektu lub przedłużenie terminu realizacji.

4. Obowiązki PMO: Zarządzanie procesami i standaryzacja

Jako część PMO (Project Management Office), odpowiadam również za standaryzację procesów zarządzania projektami w firmie. To oznacza, że oprócz prowadzenia pojedynczych projektów, mam także wpływ na to, jak cała organizacja zarządza swoimi projektami.

W ramach moich obowiązków w PMO, muszę opracowywać i wdrażać standardy zarządzania projektami, monitorować postępy w realizacji projektów, a także analizować ryzyka i wyniki. Regularnie przygotowuję raporty, które pozwalają firmie na śledzenie efektywności procesów i identyfikowanie obszarów do poprawy. To oznacza konieczność ciągłego doskonalenia metod pracy i reagowania na zmiany w firmie oraz w branży.

5. Wyzwania i problemy, z którymi spotykam się na co dzień

Praca w agencji reklamowej jako IT Project Manager wiąże się z wieloma wyzwaniami. Często napotykam na sytuacje, w których terminy są ekstremalnie napięte, a klient zmienia zdanie w ostatniej chwili. Trzeba wtedy wykazać się elastycznością, umiejętnością szybkiego podejmowania decyzji i skutecznego zarządzania oczekiwaniami klienta.

Innym problemem, z którym borykamy się na co dzień, jest zarządzanie zespołami. Zespół projektowy może się składać z osób o różnych kompetencjach i doświadczeniu, co wymaga dostosowania stylu zarządzania do różnych potrzeb. Często trzeba stawić czoła nieporozumieniom wewnętrznym, problemom komunikacyjnym, czy też opóźnieniom w pracy zespołów.

Dodatkowo, w branży reklamy cyfrowej zmiany technologiczne i potrzeba szybkiej adaptacji do nowych trendów to codzienność. Muszę być na bieżąco z nowinkami w IT, aby móc proponować klientom rozwiązania, które będą innowacyjne, ale także stabilne i bezpieczne.

6. Podsumowanie: Rola IT Project Managera w agencji reklamowej

Praca na stanowisku IT Project Managera w agencji reklamowej to nie tylko zarządzanie projektami, ale także aktywne uczestnictwo w kształtowaniu wizji produktów cyfrowych, które będą odpowiadały na potrzeby klientów. To rola, która wymaga wielozadaniowości, zdolności do rozwiązywania problemów, negocjacji i skutecznego zarządzania zespołem.

Codziennie stawiamy czoła wyzwaniom, które wymagają elastyczności, kreatywności i umiejętności szybkiego reagowania na zmieniające się okoliczności. Choć nie zawsze jest łatwo, satysfakcja z dostarczenia udanego projektu, który przynosi realne korzyści klientowi, jest nieoceniona.

W pracy Project Managera w agencji reklamowej kluczowe jest, aby nie zapominać o ludziach – zarówno o członkach zespołu, jak i klientach. Tylko wtedy uda się osiągnąć sukces w tej dynamicznej i pełnej wyzwań branży.